Le système financier de 20,4 M£ de l'Université d'Édimbourg a retardé les paiements aux étudiants, au personnel et aux fournisseurs

La BBC Scotland a rapporté en novembre 2022 que l'Université d'Édimbourg s'était excusée après que des paiements à des étudiants, des membres du personnel et des fournisseurs ont été retardés par son nouveau système People and Money (P&M). P&M est un système centralisé de ressources humaines, de paie et de finances introduit en 2020, dont le déploiement s'est achevé en 2022. Des problèmes lors de la phase finale ont laissé des milliers de factures en souffrance, que le personnel financier traitait manuellement.

Des universitaires ont déclaré avoir averti à plusieurs reprises. La lettre des membres du sénat exprimait une inquiétude « urgente et profonde », et les directeurs de 23 écoles ont écrit pour faire part de leurs préoccupations. Un rapport de février 2021 des directeurs des services professionnels soulevait des dizaines de problèmes lors de la phase précédente consacrée aux ressources humaines, notamment « pouvez-vous commencer à travailler sans contrat, s'il vous plaît ». La section locale du University and College Union a déclaré que le système était trop compliqué, avec de nombreux contrôles manuels inutiles, et que les dirigeants « ont choisi de ne pas écouter ». Un universitaire de haut rang a déclaré que des questions sur le coût et la complexité avaient été posées dès le départ.

Le coût estimé était initialement d'environ 10 M£, présenté comme un contrat de 14 M£ en 2017, puis convenu à 20,4 M£ en 2019. Un doctorant a déclaré qu'il avait fallu sept semaines pour qu'il soit remboursé de 3 000 £ qu'il avait payées d'avance pour un travail de terrain en Tanzanie, ce qui l'avait contraint à emprunter à sa compagne. L'université a déclaré être « sincèrement désolée » et avoir renforcé son personnel financier.

Des milliers de factures en souffrance ; le contrat est passé d'environ 10 M£ à 20,4 M£ ; un doctorant a attendu sept semaines le remboursement de 3 000 £ de frais.

Le système était complexe et comportait des contrôles manuels, selon la section locale du UCU de l'université.

Les cadres supérieurs ont été avertis à plusieurs reprises par les membres du sénat, les directeurs d'école et les directeurs des services professionnels mais, selon le syndicat, ils n'ont pas écouté.

Des problèmes lors de la phase consacrée aux ressources humaines ont été signalés en février 2021, mais la phase finale consacrée aux finances a tout de même été mise en service avec des problèmes non résolus.

Les paiements de bourses et aux étudiants, ainsi que les factures des fournisseurs, dépendaient du nouveau système.

Un système centralisé qui ajoute des contrôles manuels et ignore les avertissements internes fait peser les retards de trésorerie sur les personnes les moins capables de les supporter.

Le principal, Peter Mathieson, devait tenir des réunions avec le personnel et les doctorants pour entendre leurs préoccupations. L'université a déclaré avoir porté les problèmes de paiement des bourses et des étudiants au plus haut niveau et vouloir traiter le plus rapidement possible l'arriéré de factures.