Sistema financeiro de £20,4 milhões da Universidade de Edimburgo atrasou pagamentos a estudantes, funcionários e fornecedores

A BBC Scotland informou em novembro de 2022 que a Universidade de Edimburgo havia se desculpado depois que pagamentos a estudantes, funcionários e fornecedores foram atrasados pelo seu novo sistema People and Money (P&M). O P&M é um sistema centralizado de RH, folha de pagamento e finanças introduzido em 2020, com a implementação concluída em 2022. Problemas na fase final deixaram milhares de faturas pendentes, que a equipe financeira processava manualmente.

Acadêmicos disseram que haviam alertado repetidamente. A carta dos membros do senado expressava preocupação "urgente e profunda", e os diretores de 23 escolas escreveram manifestando preocupações. Um relatório de fevereiro de 2021 dos diretores de serviços profissionais levantou dezenas de problemas na fase anterior de RH, incluindo "por favor, você pode começar a trabalhar sem um contrato". A seção local do University and College Union disse que o sistema era excessivamente complicado, com inúmeras verificações manuais desnecessárias, e que os gestores "escolheram não ouvir". Um acadêmico sênior disse que perguntas sobre custo e complexidade foram feitas desde o início.

O custo estimado era inicialmente de cerca de £10 milhões, anunciado como um contrato de £14 milhões em 2017, depois acordado em £20,4 milhões em 2019. Um estudante de doutorado disse que levou sete semanas para ser reembolsado em £3.000 que havia pagado antecipadamente por trabalho de campo na Tanzânia, forçando-o a pedir emprestado à parceira. A universidade disse que estava "sinceramente arrependida" e havia adicionado equipe financeira.

Milhares de faturas pendentes; o contrato subiu de cerca de £10 milhões para £20,4 milhões; um estudante de doutorado esperou sete semanas por £3.000 em despesas.

O sistema era complexo e incluía verificações manuais, segundo a seção do UCU da universidade.

Gestores seniores foram repetidamente alertados por membros do senado, diretores de escolas e diretores de serviços profissionais, mas, segundo o sindicato, não ouviram.

Problemas na fase de RH foram relatados em fevereiro de 2021, mas a fase financeira final ainda entrou em operação com questões pendentes.

Pagamentos de bolsas e a estudantes, e faturas de fornecedores, dependiam do novo sistema.

Um sistema centralizado que acrescenta verificações manuais e ignora alertas internos transfere os atrasos de caixa para as pessoas menos capazes de suportá-los.

O reitor, Peter Mathieson, deveria realizar reuniões com funcionários e estudantes de doutorado para ouvir suas preocupações. A universidade disse que havia escalado as questões de bolsas e pagamentos a estudantes ao mais alto nível e processaria o acúmulo de faturas o mais rápido possível.